Il budget annuale per la pulizia dei silos raramente è una voce che riceve molta attenzione. Si trova da qualche parte nel budget di manutenzione, insieme ad altri servizi dell'impianto, spesso trattato come un costo fisso che non può essere controllato. Questo è un errore.
I costi di pulizia del silo possono essere gestiti e ridotti. La chiave è capire dove vanno i soldi e cosa determina tali costi. Con questa comprensione, i gestori degli impianti possono creare un business case per investire in attrezzature migliori, metodi diversi o programmi preventivi che riducano sia i costi che i rischi.
Questo articolo fornisce un quadro per analizzare i costi di pulizia dei silos, identificare opportunità di risparmio e creare un business case che venga approvato. Utilizza esempi pratici e calcoli semplici che qualsiasi impiantista può applicare.
Dove vanno i soldi
Comprendere i costi di pulizia dei silos inizia con la loro suddivisione in categorie. Il costo totale di un evento di pulizia comprende manodopera, attrezzature, preparazione alla sicurezza, gestione dei rifiuti, perdita di produzione e tempo di gestione.
La manodopera rappresenta in genere il costo diretto maggiore. Per la pulizia manuale, la manodopera comprende la retribuzione del personale addetto alle pulizie, della supervisione, del personale di sicurezza e del personale di manutenzione dell'impianto che supporta il lavoro. Per le apparecchiature gestite a distanza, i costi di manodopera sono inferiori perché sono necessarie meno persone e il lavoro è più veloce.
I costi delle attrezzature variano ampiamente. Gli utensili manuali costano poco. Le apparecchiature alimentate costano di più. La mobilitazione delle apparecchiature gestite a distanza può costare decine di migliaia di dollari. La scelta dell’attrezzatura determina la struttura dei costi.
La preparazione alla sicurezza è spesso sottovalutata. I test atmosferici, la ventilazione, la disponibilità di soccorso e i dispositivi di protezione individuale comportano tutti costi aggiuntivi. Questi costi vengono sostenuti indipendentemente dalla durata della pulizia.
La gestione dei rifiuti comprende la rimozione del materiale dal silo e il suo smaltimento o restituzione al processo. Se il materiale si è indurito o è stato contaminato, i costi di smaltimento possono superare quelli di pulizia.
La perdita di produzione rappresenta spesso il costo maggiore, ma viene raramente monitorata. Quando il silo non funziona, la produzione si ferma o rallenta. Il contributo perduto derivante da tale produzione è un costo reale dell'evento di pulizia.
Il tempo di gestione comprende le ore trascorse dai gestori dell'impianto, dai supervisori della manutenzione e dagli ingegneri per rispondere all'evento e gestire il lavoro. Questo tempo è un costo perché distoglie l’attenzione da altre priorità.
Il costo della pulizia reattiva
La maggior parte delle strutture pulisce i silos in modo reattivo. Aspettano che il flusso si interrompa o che il silo sia così pieno di accumulo da perdere la capacità. Quindi chiamano un appaltatore e pagano qualunque costo per ripristinare l'operazione.
La pulizia reattiva è il modo più costoso di pulire. L’urgenza significa che non c’è tempo per acquistare offerte competitive. L'appaltatore può addebitare tariffe premium. Il lavoro viene eseguito durante i tempi di inattività non pianificati, quando la perdita di produzione è massima.
Lo schema si ripete perché il costo di ciascun evento viene registrato come spesa una tantum. Nessuno somma il totale nel corso dell'anno. Nessuno lo paragona al costo della pulizia preventiva. Il ciclo reattivo continua.
Consideriamo un impianto con sei silos che si guastano ciascuno due volte all'anno. Si tratta di dodici eventi di pulizia all'anno. Se ogni evento costa ventimila dollari in costi diretti e quarantamila dollari in perdite di produzione, il costo totale annuo è di settecentoventimila dollari.
Quel numero è sostanziale. Tuttavia, poiché è ripartito su tutto l’anno e appare come fatture separate, raramente innesca una richiesta di capitale per attrezzature preventive.
L'alternativa preventiva
Per pulizia preventiva si intende la pulizia prima che si verifichi un guasto. Il silo viene ispezionato regolarmente. Quando l'accumulo raggiunge una soglia prestabilita, la pulizia viene programmata durante i tempi di inattività pianificati. Il lavoro viene eseguito in condizioni controllate senza perdite di produzione.
La pulizia preventiva costa meno per evento. Poiché il lavoro è programmato, la struttura può negoziare tariffe migliori con gli appaltatori. Poiché il materiale è meno consolidato, il lavoro è più veloce. Poiché il silo non è vuoto, la produzione continua durante la fase di ispezione e pianificazione.
Gli aspetti economici della pulizia preventiva sono semplici. Confrontare il costo annuale della pulizia reattiva con il costo annuale della pulizia preventiva più il costo del programma preventivo.
Per la struttura con sei silos e dodici eventi all'anno, la pulizia reattiva costa settecentoventimila dollari. Se la pulizia preventiva riduce gli eventi da dodici a tre, e ogni evento preventivo costa la metà di un evento reattivo, il costo annuale della pulizia scende da settecentoventimila a novantamila dollari. Si tratta di un risparmio di seicentotrentamila dollari all'anno.
Il programma preventivo può includere attrezzature di ispezione, addestramento e forse alcuni ausili al flusso o cannoni ad aria compressa. Anche con questi costi il risparmio è notevole.
Costruire il caso aziendale
Costruire un business case per migliori attrezzature per la pulizia dei silos o un programma preventivo richiede quattro elementi: una linea di base, una proposta, un confronto e una raccomandazione.
Il valore di riferimento è il costo attuale della pulizia dei silos. Ciò dovrebbe includere costi diretti, perdite di produzione e tempi di gestione. La linea di base dovrebbe essere documentata con dati effettivi provenienti da eventi recenti. Le stime sono meno convincenti dei numeri ricavati dalle fatture e dai registri di produzione.
La proposta è l'investimento consigliato. Potrebbe trattarsi di apparecchiature di ispezione, apparecchiature di pulizia azionate a distanza, ausili al flusso o una combinazione. La proposta dovrebbe descrivere cosa verrà acquistato, come verrà utilizzato e chi lo gestirà.
Il confronto mostra la differenza tra lo scenario di base e l’approccio proposto. Questo è il risparmio che genererà l’investimento. Il confronto dovrebbe coprire più anni perché alcuni investimenti hanno lunghi periodi di recupero dell’investimento.
La raccomandazione indica cosa dovrebbe essere fatto e quando. Dovrebbe includere una tempistica, un budget e un piano di attuazione.
Il calcolo del rimborso
Il periodo di ammortamento è il tempo necessario affinché il risparmio equivalga all’investimento. È la metrica più comune per valutare gli investimenti di manutenzione.
La formula è semplice. Il periodo di ammortamento equivale all’investimento diviso per il risparmio annuale.
Consideriamo un robot di ispezione che costa ventimila dollari. Se si previene un evento reattivo all'anno con un costo totale di sessantamila dollari, il risparmio annuo sarà di sessantamila dollari. Il periodo di rimborso è di ventimila diviso sessantamila, ovvero quattro mesi.
Considera le apparecchiature telecomandate che costano centocinquantamila dollari. Se si riduce il costo di ciascun evento da sessantamila a ventimila dollari eliminando i costi degli appaltatori e riducendo i tempi di inattività, e se la struttura registra tre eventi all'anno, il risparmio annuo sarà di centoventimila dollari. Il periodo di rimborso è di centocinquantamila diviso centoventimila, ovvero quindici mesi.
Considera una riprogettazione del silo che costa trecentomila dollari. Se si riduce la frequenza degli eventi da tre a uno all'anno e ogni evento costa sessantamila dollari, il risparmio annuo è di centoventimila dollari. Il periodo di rimborso è di trecentomila diviso centoventimila, ovvero trenta mesi.
La maggior parte delle aziende richiede periodi di ammortamento inferiori a tre anni per gli investimenti di manutenzione. Molti degli investimenti sopra descritti soddisfano questo requisito.
Conteggio corretto delle perdite di produzione
La perdita di produzione è spesso il costo maggiore di un intervento di pulizia dei silos, ma è quello più comunemente sottovalutato. Il motivo è che i gestori degli stabilimenti si concentrano sui costi diretti di pulizia e ignorano il valore della perdita di produzione.
Per contare correttamente le perdite di produzione, utilizzare il margine di contribuzione anziché il prezzo di vendita. Il margine di contribuzione è dato dal prezzo di vendita meno i costi variabili come materie prime ed energia. Quando la produzione si ferma, questi costi variabili non vengono sostenuti, quindi non dovrebbero essere conteggiati come mancati ricavi.
Il calcolo prevede che la perdita di produzione equivalga alle ore di inattività moltiplicate per il normale tasso di produzione moltiplicato per il margine di contribuzione per unità.
Un cementificio produce duecento tonnellate l'ora con un margine di contribuzione di dieci dollari a tonnellata. Un evento di inattività di dodici ore provoca una perdita di produzione di ventiquattromila dollari. Se l'impianto funziona a ritmo ridotto per otto ore prima dell'arresto completo, aggiungere la perdita derivante da tale funzionamento ridotto.
Contare correttamente le perdite di produzione può raddoppiare o triplicare il costo apparente di un intervento di pulizia di un silo. Ciò rende molto più forte il business case a favore degli investimenti preventivi.
Il valore del rischio evitato
Alcuni vantaggi derivanti da migliori attrezzature per la pulizia sono difficili da quantificare ma sono reali. Questi includono la riduzione del rischio di incidenti, la riduzione dell’esposizione normativa e il miglioramento del morale dei lavoratori.
Un incidente durante la pulizia del silo può costare milioni di dollari in costi diretti e indiretti. I costi diretti comprendono le cure mediche, i compensi dei lavoratori e le spese legali. I costi indiretti comprendono la perdita di produttività, il danno alla reputazione e l’aumento dei premi assicurativi.
Le sanzioni normative per le violazioni della sicurezza possono essere sostanziali. Una singola violazione grave può costare decine di migliaia di dollari. Una serie di violazioni può costare molto di più.
Il miglioramento del morale dei lavoratori è più difficile da misurare, ma è prezioso. I lavoratori che si sentono sicuri sono più produttivi e hanno maggiori probabilità di restare in azienda. Un turnover elevato è costoso.
Questi benefici dovrebbero essere inclusi nel business case, anche se descritti qualitativamente anziché quantificati.
Finanziamento dell'investimento
Il più grande ostacolo all’investimento in migliori attrezzature per la pulizia dei silos non è il costo. È il processo di bilancio. I budget di capitale vengono stabiliti annualmente. Se la richiesta non rientra nell’attuale ciclo di budget, può essere rinviata di un anno o più.
Esistono diversi modi per finanziare questi investimenti. I leasing operativi consentono alla struttura di utilizzare le attrezzature senza un grande esborso di capitale. I canoni di locazione sono spese operative, che potrebbero essere più facili da approvare rispetto a una richiesta di capitale.
I contratti di affitto sono un'altra opzione. Per le apparecchiature utilizzate occasionalmente, il noleggio può essere più economico rispetto al possesso. La struttura paga l'attrezzatura solo quando serve.
La proprietà dell'appaltatore è una terza opzione. Alcuni appaltatori possiedono apparecchiature gestite a distanza e ne addebitano l'utilizzo come parte del loro servizio. Ciò evita completamente l’investimento di capitale.
Il finanziamento interno è l’approccio più comune. Il direttore dell'impianto include l'investimento nella richiesta di budget di capitale annuale. La richiesta concorre con altri progetti per il finanziamento.
Ottenere l'approvazione
Ottenere l'approvazione per un investimento di manutenzione richiede più di un buon calcolo. È necessario presentare il caso in modo che i decisori comprendano e supportino.
Inizia con il problema. Descrivi la situazione attuale e perché è insoddisfacente. Utilizza esempi specifici tratti da eventi recenti. Rendi il problema reale.
Presenta la soluzione. Descrivi cosa farà l’investimento e come risolverà il problema. Spiegare come verrà implementato e chi ne sarà responsabile.
Mostra i numeri. Presentare il costo previsto, il costo proposto e il risparmio. Utilizza tabelle e grafici semplici. Mantieni l'analisi comprensibile.
Affrontare i rischi. Cosa potrebbe andare storto nell’investimento? Come verranno gestiti questi rischi? Nessun investimento è esente da rischi. Riconoscere i rischi e avere piani per gestirli crea fiducia.
Consigliare una decisione. Indica chiaramente cosa vuoi che il decisore approvi. Fornire una tempistica e un budget. Rendi facile dire di sì.
Il ruolo dei dati
Dati validi sono la base di un buon business case. Le strutture che tengono traccia dei costi di pulizia dei silos hanno un chiaro vantaggio quando si effettuano richieste di investimento.
I dati dovrebbero includere il costo di ogni intervento di pulizia, la durata dei tempi di inattività, la perdita di produzione e il motivo della pulizia. Questi dati dovrebbero essere raccolti in modo coerente e riesaminati regolarmente.
Nel tempo, i dati mostrano tendenze. Gli eventi stanno diventando più frequenti? Stanno diventando più costosi? Alcuni silos sono più problematici di altri? Queste tendenze supportano il business case a favore degli investimenti preventivi.
I dati aiutano anche a stabilire le priorità degli investimenti. Il silo con il costo dell'evento più elevato dovrebbe attirare per primo l'attenzione. Il silo con gli eventi più frequenti dovrebbe essere il prossimo. Questa definizione delle priorità rafforza il business case perché dimostra che l’investimento è mirato al problema più grande.
Il Piano di Attuazione
Un business case che descriva l’investimento ma non il piano di implementazione è incompleto. Il piano di attuazione mostra come verrà messo in pratica l'investimento.
Il piano dovrebbe includere la formazione. Chi utilizzerà l'attrezzatura? Dove riceveranno la formazione? Quanto durerà la formazione?
Il piano dovrebbe includere la manutenzione. Chi manterrà l'attrezzatura? Quali pezzi di ricambio sono necessari? Come verranno gestiti i guasti?
Il piano dovrebbe includere procedure. Come verrà utilizzata l'attrezzatura? Quali procedure di sicurezza si applicano? Come verranno documentati i risultati?
Il piano dovrebbe includere una sequenza temporale. Quando verrà acquistata l'attrezzatura? Quando verrà consegnato? Quando sarà operativo?
Un piano di attuazione dettagliato dimostra che il richiedente ha riflettuto sugli aspetti pratici dell'investimento. Ciò aumenta la fiducia e migliora le possibilità di approvazione.
Esempio di caso: robot di ispezione
Un impianto di lavorazione del grano aveva otto silos che richiedevano pulizia due volte all’anno. Ogni intervento di pulizia costava quindicimila dollari in compensi agli appaltatori e causava ventimila dollari in perdite di produzione. Il costo annuale era di cinquecentosessantamila dollari.
La struttura ha proposto di acquistare un robot di ispezione per venticinquemila dollari. Il robot verrebbe utilizzato per ispezionare ogni silo trimestralmente. Se l'accumulo era inferiore alla soglia, non era necessaria alcuna pulizia. Se l'accumulo era superiore alla soglia, la pulizia veniva programmata durante il tempo di inattività pianificato.
Dopo un anno di utilizzo del robot, gli interventi di pulizia erano scesi da sedici a quattro all'anno. I quattro eventi sono stati eseguiti durante i tempi di inattività pianificati, quindi non si è verificata alcuna perdita di produzione. Le tariffe dell'appaltatore erano inferiori perché il lavoro era programmato e il materiale era meno consolidato.
Il costo annuale è sceso da cinquecentosessantamila dollari a sessantamila dollari per gli onorari dell'appaltatore più una piccola somma per il tempo dell'operatore. Il risparmio ammontava a cinquecentomila dollari all'anno. Il periodo di ammortamento del robot è stato inferiore a un mese.
Esempio di caso: apparecchiatura azionata a distanza
Un cementificio aveva un grande silo che si bloccava tre volte all'anno. Ogni blocco richiedeva cinque giorni di pulizia manuale. La pulizia manuale è costata quarantamila dollari in spese all'appaltatore e ha causato sessantamila dollari in perdite di produzione. Il costo annuale era di trecentomila dollari.
L'impianto proponeva l'acquisto di apparecchiature telecomandate per centottantamila dollari. L'attrezzatura verrebbe utilizzata per pulire il silo senza ingresso. Il lavoro richiederebbe due giorni invece di cinque, riducendo così le perdite di produzione.
Dopo l'acquisto dell'attrezzatura, gli interventi di pulizia sono scesi da tre a due all'anno perché l'attrezzatura puliva più a fondo e preveniva il ripetersi. I due eventi costano ventimila dollari ciascuno per il tempo e la manutenzione dell'operatore. La perdita di produzione è stata ridotta perché il lavoro è stato più veloce.
Il costo annuale è sceso da trecentomila dollari a quarantamila dollari. Il risparmio ammontava a duecentosessantamila dollari all'anno. Il periodo di rimborso è stato di circa otto mesi.
Quando il business case è debole
A volte la necessità aziendale di attrezzature migliori non funziona. L’investimento è troppo grande rispetto al risparmio. Il periodo di rimborso è troppo lungo.
In questi casi, considera le alternative. Noleggiare l'attrezzatura può essere più economico che acquistarla. L’utilizzo di appaltatori con attrezzature migliori può ridurre i costi senza investimenti di capitale.
Considera anche se il problema può essere risolto diversamente. Le modifiche progettuali al silo possono ridurre l'accumulo e la frequenza della pulizia. Le modifiche ai materiali possono ridurre la necessità di pulizia.
Se non esiste una buona opzione, accetta la situazione attuale e monitorala. Le condizioni cambiano. Ciò che non è economico oggi potrebbe diventarlo in futuro.
La visione a lungo termine
La pulizia dei silos non è solo un’attività di manutenzione. Influisce sulla produzione, sulla sicurezza e sulla redditività. La visione a lungo termine riconosce queste connessioni.
Gli investimenti in migliori attrezzature per la pulizia riducono il costo totale di proprietà del silo. Riducono il rischio. Migliorano l'affidabilità. Rendono la struttura più competitiva.
La visione a lungo termine riconosce inoltre che la situazione attuale non è statica. Il costo del lavoro continuerà ad aumentare. Le norme di sicurezza continueranno a inasprirsi. Il modello di pulizia reattiva diventerà più costoso nel tempo.
Gli investimenti fatti oggi verranno ripagati negli anni. Il business case dovrebbe considerare l’intera durata dell’investimento, non solo il primo o due anni.
Conclusione
Costruire un business case per migliori attrezzature per la pulizia dei silos non è difficile. È necessario comprendere il costo attuale, identificare le opportunità di miglioramento e presentare chiaramente il caso.
Gli elementi chiave sono una base di riferimento dei costi attuali, una proposta di investimento, un confronto che mostra il risparmio e una raccomandazione per l'azione. La linea di base dovrebbe includere costi diretti, perdite di produzione e tempi di gestione. Il confronto dovrebbe mostrare il periodo di rimborso.
I dati sono essenziali. Le strutture che tengono traccia dei costi di pulizia dei silos hanno un chiaro vantaggio quando si effettuano richieste di investimento. I dati supportano il business case e aiutano a stabilire le priorità degli investimenti.
Il ritorno sull'investimento per attrezzature migliori per la pulizia dei silos è spesso eccellente. Periodi di ammortamento inferiori a due anni sono comuni. Il risparmio continua anno dopo anno.
Per i gestori di impianti che non hanno mai costruito un business case per la pulizia dei silos, il primo tentativo potrebbe essere il più importante. Mostrerà il costo reale dell’approccio attuale e il potenziale di miglioramento. E inizierà il processo di passaggio dalla pulizia reattiva a quella preventiva.
I vantaggi vanno oltre i costi. Attrezzature migliori significano lavoro più sicuro, operazioni più affidabili e rischi ridotti. Questi benefici sono più difficili da quantificare ma non per questo meno reali.
Il business case non riguarda solo i numeri. Si tratta di rendere la struttura più sicura, più affidabile e più competitiva. Questo è un caso che vale la pena sostenere.
